Die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r (m/w/d) ist ein anerkannter Ausbildungsberuf im öffentlichen Dienst. Verwaltungsfachangestellte bearbeiten Verwaltungsverfahren, beraten Bürger:innen, wenden Rechtsvorschriften an und übernehmen organisatorische sowie kaufmännische Aufgaben. Je nach Arbeitgeber arbeiten sie beispielsweise bei Städten, Gemeinden, Landkreisen, Landesbehörden oder anderen Einrichtungen des öffentlichen Dienstes.
Die Ausbildung verbindet praktische Erfahrungen im Ausbildungsbetrieb mit theoretischem Unterricht. In Bayern werden Verwaltungsfachangestellte in der Fachrichtung allgemeine innere Verwaltung des Freistaates Bayern und Kommunalverwaltung ausgebildet. Die Ausbildung dauert dort drei Jahre und umfasst neben der betrieblichen Ausbildung den Berufsschulunterricht sowie eine dienstbegleitende Ausbildung an der Bayerischen Verwaltungsschule.
Der Beruf eignet sich besonders für Schüler:innen, die sich für Recht, Verwaltung, gesellschaftliche Themen und den öffentlichen Dienst interessieren. Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein und Kommunikationsfähigkeit sind wichtige Eigenschaften, weil Verwaltungsfachangestellte sowohl mit Rechtsvorschriften als auch mit Bürger:innen und anderen Behörden arbeiten.
Verwaltungsfachangestellte sorgen dafür, dass Verwaltungsverfahren ordnungsgemäß durchgeführt werden. Sie nehmen Anträge entgegen, prüfen Unterlagen, bearbeiten Vorgänge und wenden dabei die jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen an. Je nach Einsatzbereich können sie auch Bescheide vorbereiten, Gebühren berechnen oder Zahlungsvorgänge bearbeiten.
Ein wichtiger Bestandteil des Berufs ist die Kommunikation. Verwaltungsfachangestellte beantworten Fragen von Bürger:innen persönlich, telefonisch oder schriftlich. Sie erklären, welche Unterlagen benötigt werden, informieren über Zuständigkeiten und unterstützen bei der Orientierung innerhalb der Verwaltung.
Der konkrete Arbeitsalltag hängt stark vom jeweiligen Arbeitgeber und Fachbereich ab. In einem Bürgerbüro steht beispielsweise der direkte Kontakt mit Bürger:innen im Vordergrund. In der Personalverwaltung geht es eher um Beschäftigtendaten und Personalvorgänge. In der Finanzverwaltung spielen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen eine größere Rolle.
Auch die Digitalisierung verändert den Berufsalltag. Elektronische Akten, digitale Fachverfahren, Online-Anträge und elektronische Kommunikation sind inzwischen Bestandteile moderner Verwaltungsarbeit. Gleichzeitig bleiben sorgfältige Dokumentation, Datenschutz und die korrekte Anwendung von Vorschriften zentrale Aufgaben.
Der Ausbildungsberuf ist in mehrere Fachrichtungen gegliedert. Die klassische Ausbildung kann beispielsweise in der Bundesverwaltung, Landesverwaltung, Kommunalverwaltung, bei Handwerksorganisationen und Industrie- und Handelskammern oder in bestimmten kirchlichen Verwaltungen erfolgen. Die konkreten Einsatzmöglichkeiten unterscheiden sich daher je nach Fachrichtung und Arbeitgeber.
Für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r gibt es keinen bundesweit einheitlich vorgeschriebenen Schulabschluss. Die jeweiligen Ausbildungsbetriebe können eigene Anforderungen festlegen. In aktuellen Ausbildungsangeboten kommunaler Arbeitgeber in Bayern werden beispielsweise ein qualifizierender Mittelschulabschluss oder die Mittlere Reife genannt.
Wichtiger als ein bestimmter Abschluss sind für den Ausbildungsalltag passende Interessen und Fähigkeiten. Bewerber:innen sollten bereit sein, sich mit Gesetzestexten und Verwaltungsregeln auseinanderzusetzen. Auch der sichere Umgang mit Sprache und Zahlen ist hilfreich.
Da Verwaltungsfachangestellte häufig mit personenbezogenen und teilweise vertraulichen Informationen arbeiten, sind Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein besonders wichtig. Im Bürgerkontakt kommt außerdem die Fähigkeit hinzu, auch komplizierte Sachverhalte verständlich zu erklären.
Die Ausbildung zur beziehungsweise zum Verwaltungsfachangestellten ist eine anerkannte duale Berufsausbildung. Nach der bundesweiten Ausbildungsordnung beträgt die reguläre Ausbildungsdauer 36 Monate. Die Ausbildung ist in gemeinsame Ausbildungsinhalte und eine anschließende fachrichtungsspezifische Ausbildung gegliedert.
In Bayern werden Verwaltungsfachangestellte in der Fachrichtung allgemeine innere Verwaltung des Freistaates Bayern und Kommunalverwaltung ausgebildet. Die Bayerische Verwaltungsschule ist für diesen Ausbildungsberuf die zuständige Stelle und führt das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse. Für aktuelle Ausbildungsjahrgänge beträgt die dienstbegleitende Ausbildung 560 Unterrichtseinheiten.
Die reguläre Ausbildungsdauer beträgt drei Jahre. Während dieser Zeit wechseln sich praktische und theoretische Ausbildungsabschnitte ab. Die praktische Ausbildung erfolgt beim jeweiligen Ausbildungsbetrieb. Dort lernen Auszubildende unterschiedliche Aufgabenbereiche und Verwaltungsabläufe kennen.
In Bayern kommt neben dem Berufsschulunterricht die dienstbegleitende Ausbildung an der Bayerischen Verwaltungsschule hinzu. Die BVS nennt für aktuelle VFA-K-Jahrgänge eine Dauer von drei Jahren, einen Lehrgangsbeginn zum 1. September und 560 Unterrichtseinheiten. Der Unterricht wird unter anderem als Präsenzunterricht, Webinar und Selbststudium durchgeführt.
Die genaue Organisation der Berufsschulblöcke und der praktischen Ausbildungsabschnitte kann sich je nach Ausbildungsbetrieb und Region unterscheiden. In einem aktuellen Ausbildungsangebot des Landkreises Augsburg findet die praktische Ausbildung beispielsweise im Landratsamt und seinen Außenstellen statt. Die theoretische Ausbildung erfolgt an einer Berufsschule in Augsburg und bei der Bayerischen Verwaltungsschule.
Ein wichtiger Bestandteil ist die Verbindung von theoretischem Wissen und praktischer Anwendung. Auszubildende lernen beispielsweise nicht nur, welche rechtlichen Vorschriften gelten, sondern auch, wie diese Vorschriften bei konkreten Verwaltungsvorgängen angewendet werden.
Mit zunehmender Ausbildungsdauer übernehmen Auszubildende mehr selbstständige Aufgaben. Sie lernen, Sachverhalte zu prüfen, Vorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren und Entscheidungen beziehungsweise Entscheidungsvorlagen fachlich vorzubereiten.
Die Ausbildung umfasst eine Zwischenprüfung und eine Abschlussprüfung. In Bayern findet die Zwischenprüfung im zweiten Ausbildungsjahr statt. Die Abschlussprüfung besteht aus mehreren schriftlichen Aufgaben und einem fachpraktischen Prüfungsteil.
Für den aktuellen VFA-K-Jahrgang 2026/2029 nennt die Bayerische Verwaltungsschule zwei schriftliche Aufgaben für die Zwischenprüfung sowie vier schriftliche und eine fachpraktische Prüfung am Ende der Ausbildungszeit. Nach erfolgreichem Abschluss wird die staatlich anerkannte Berufsqualifikation als Verwaltungsfachangestellte:r erworben.
Das Gehalt als Verwaltungsfachangestellte:r hängt vom Arbeitgeber, dem jeweiligen Tarifvertrag und später insbesondere von der übertragenen Tätigkeit und der tariflichen Eingruppierung ab. Bei kommunalen Ausbildungsbetrieben in Bayern richtet sich die Ausbildungsvergütung häufig nach dem Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen Dienstes, einschließlich des Besonderen Teils BBiG.
Die Ausbildungsvergütung steigt während der drei Ausbildungsjahre. Für kommunale Ausbildungsstellen, die sich am TVAöD orientieren, werden ab Mai 2026 folgende monatliche Bruttobeträge genannt.
| Ausbildungsjahr | Vergütung |
|---|---|
| 1. Jahr | 1.368,26 Euro brutto monatlich |
| 2. Jahr | 1.418,20 Euro brutto monatlich |
| 3. Jahr | 1.464,02 Euro brutto monatlich |
Die genannten Werte gelten ab Mai 2026 für Ausbildungsverhältnisse, die sich nach dem entsprechenden TVAöD-Tarif richten. Tarifliche Änderungen können die Beträge künftig verändern. Auch zusätzliche Leistungen können je nach Arbeitgeber und Tarifbindung hinzukommen.
Nach der Ausbildung richtet sich das Einkommen nicht allein nach der Berufsbezeichnung. Entscheidend sind vor allem die konkrete Tätigkeit, die Stellenbewertung und die daraus resultierende Entgeltgruppe. Verwaltungsfachangestellte können daher je nach Einsatzbereich unterschiedlich vergütet werden.
Nach erfolgreichem Ausbildungsabschluss bestehen verschiedene Einsatzmöglichkeiten innerhalb der Verwaltung. Wer beispielsweise in der Personalverwaltung, Finanzverwaltung, im Ordnungswesen oder in einem Bürgerbüro arbeitet, kann je nach Tätigkeit unterschiedlichen tariflichen Bewertungen unterliegen.
Mit Berufserfahrung und zusätzlichen Qualifikationen können sich weitere berufliche Entwicklungsmöglichkeiten ergeben. Eine Höhergruppierung erfolgt dabei nicht automatisch durch Berufserfahrung, sondern hängt insbesondere von den übertragenen Aufgaben und den tariflichen Voraussetzungen ab.
Die Karriere als Verwaltungsfachangestellte:r kann in zahlreiche Fachbereiche führen. Der Ausbildungsberuf vermittelt ein breites Fundament aus Verwaltungsrecht, Organisation, Wirtschaft und praktischer Sachbearbeitung. Dadurch können Fachkräfte nach der Ausbildung unterschiedliche Tätigkeiten innerhalb des öffentlichen Dienstes übernehmen.
Mögliche Einsatzgebiete reichen vom Bürgerbüro über das Ordnungswesen bis zur Personal- oder Finanzverwaltung. Auch Bereiche wie Sozialverwaltung, Bauverwaltung und kommunale Organisation kommen je nach Arbeitgeber infrage.
Die fortschreitende Digitalisierung verändert die Arbeitsweise in Behörden. Verwaltungsfachangestellte müssen daher zunehmend digitale Fachverfahren sicher nutzen und elektronische Vorgänge bearbeiten können. Gleichzeitig bleiben rechtliche Kenntnisse, sorgfältige Sachbearbeitung und der persönliche Kontakt mit Bürger:innen wichtige Bestandteile vieler Tätigkeiten.
In Bayern besteht unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, nach der Ausbildung den Beschäftigtenlehrgang II zu absolvieren. Zur Zulassung kann unter anderem eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r berechtigen. Der Lehrgang dauert laut Bayerischer Verwaltungsschule in der Regel zwei Jahre und kann berufsbegleitend oder in anderen Unterrichtsformen angeboten werden.
Auch ein späteres Studium kann je nach persönlicher Hochschulzugangsberechtigung und beruflichem Werdegang eine Option sein. Naheliegende Fachrichtungen sind beispielsweise öffentliche Verwaltung, Public Management oder Verwaltungsmanagement.
Die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r (m/w/d) passt zu Schüler:innen, die gerne strukturiert arbeiten und sich für Recht, Verwaltung und gesellschaftliche Zusammenhänge interessieren. Wer sorgfältig mit Dokumenten umgehen kann und keine Scheu vor Gesetzestexten hat, bringt wichtige Voraussetzungen für den Beruf mit.
Auch Kommunikationsfähigkeit ist wichtig. Verwaltungsfachangestellte arbeiten je nach Einsatzbereich regelmäßig mit Bürger:innen, Kolleg:innen, Vorgesetzten und anderen Behörden zusammen. Dabei kommt es darauf an, freundlich, sachlich und verständlich zu kommunizieren.
Der Beruf verbindet Büroarbeit, Rechtsanwendung, Organisation und Bürgerkontakt. Gleichzeitig bietet die Ausbildung verschiedene Möglichkeiten, sich später fachlich zu spezialisieren und zusätzliche Qualifikationen zu erwerben. Wer eine strukturierte Tätigkeit mit gesellschaftlicher Bedeutung sucht und sich eine berufliche Perspektive im öffentlichen Dienst vorstellen kann, findet in diesem Ausbildungsberuf einen vielseitigen Einstieg.
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